Seguridad, limpieza, mantenimiento… coordinar equipos móviles de trabajo es duro. Y si éstos operan en grandes espacios interiores y exteriores, con amplia movilidad y una gran amalgama de servicios que presentar, garantizar su eficiencia, cumplimiento de servicio y seguridad del trabajo puede convertirse en una tarea excesivamente laboriosa.
En Situm, llevamos años ayudando a nuestros clientes a optimizar sus procesos de trabajo mediante la geolocalización en interiores y exteriores. Algunos de los retos que ayudamos a resolver son:
- Reacción rápida ante incidencias. Gracias a la geolocalización indoor & outdoor, podemos enviar al vigilante de seguridad más cercano al lugar del incidente, o al agente PMR más próximo a una puerta de embarque.
- Auditoría del servicio. ¿Estamos proporcionando la limpieza requerida en cada zona?, ¿estamos repartiendo nuestra vigilancia de forma adecuada? Las analíticas geoposicionadas nos permiten dar respuesta a estas respuestas, y por supuesto, demostrar la calidad de nuestro nivel de servicio.
- Garantizar la seguridad de trabajadores e instalaciones. Mediante funcionalidades como las alarmas geolocalizadas por botón de pánico móvil o detección de caída, podemos acudir rápidamente en ayuda de cualquier miembro de nuestro equipo o visitante de nuestro edificio.
Hasta ahora, sin embargo, no habíamos proporcionado solución a uno de los retos más relevantes de la gestión de equipos móviles: la coordinación de las tareas diarias y la extracción de KPIs de servicio en base a su cumplimiento.
Rondas geoposicionadas
Una ronda no es más que un conjunto de lugares por los que un trabajador debe pasar, normalmente para realizar algún tipo de acción relacionada con el servicio. En mayor o menor medida, todos los equipos de trabajo móviles realizan rondas: los vigilantes de seguridad pasan por ciertos lugares relevantes para realizar inspecciones visuales, el personal de limpieza adecenta diariamente las mismas estancias, el personal de mantenimiento revisa periódicamente el estado de maquinaria e infraestructuras… En demasiadas ocasiones, estos equipos deben coordinares en base a procesos basados en papel o, en el mejor de los casos, en complejas hojas de cálculo. En definitiva, la gestión y coordinación se vuelve ardua, pesada, opaca y propensa a errores tanto para trabajadores como para gestores y clientes.
En Situm, creemos que esto no tiene por qué ser así. Por ello, hemos desarrollado la característica de Rondas Geoposicionadas. Mediante nuestro panel Situm Dashboard, podemos crear nuevas rondas geoposicionadas fácilmente.
Dentro de cada ronda, podemos configurar parámetros como su nombre, descripción y número de ejecuciones diarias requeridas. Por supuesto, también podemos identificar los checkpoints por los que el trabajador debe pasar, especificando si puede realizarlo (o no) en cualquier orden, si debe permanecer por un tiempo determinado, e incluso si debe estar presente en el checkpoint a una hora concreta.
El equipo de trabajo recibe las rondas a realizar mediante la app Situm MRM, pudiendo visualizar dentro de cada ronda el grado de cumplimiento conseguido. Es importante destacar que, gracias a la característica de posicionamiento in-phone, la app Situm MRM es capaz de registrar el cumplimiento de la ronda incluso en zonas sin cobertura móvil. Además, como veremos más adelante, el trabajador puede incluso introducir reportes textuales asociados a la ronda de cara a: informar de un altercado que ha presenciado, dejar constancia de un extintor que debe ser revisado, etc.
Mediante un reporte de rondas, Situm Dashboard nos ofrece una idea general del cumplimiento de nuestro equipo de trabajo de acuerdo con la planificación, con la posibilidad de descargar un reporte completo en formato CSV.
No solo eso, podemos ver el cumplimiento día a día, ronda a ronda, y persona a persona. En este sentido, Situm MRM nos proporciona una granularidad total al registrar eventos una gran amalgama de eventos asociados a cada ronda. Estos eventos pueden ser registrados automáticamente (p. Ej. Fecha/hora a la que el trabajador inició la ronda o pasó por un checkpoint) como manualmente por el trabajador a través de la app móvil (p. ej. descripción de una circunstancia que le ha impedido completar la ronda, o simplemente una anotación de la que quiere dejar constancia). Y por supuesto, todos estos registros se asocian a la geolocalización del trabajador, para garantizar en todo momento su seguridad y la fiabilidad de la información registrada.
Por una parte, esta característica permite a los gestores de equipos móviles e infraestructuras tener una visión clara de los incumplimientos de rondas y su justificación o causa. De esta forma, será sencillo realizar mejoras del servicio o evitar penalizaciones por incumplimiento. Por otra, proporciona un mecanismo de comunicación altamente efectivo con el que los trabajadores pueden informar de cualquier circunstancia relevante, como la necesidad de revisión posterior de una puerta de emergencia. De esta forma, garantizamos efectivamente su seguridad y maximizamos el retorno de información de campo para enriquecer nuestra toma de decisiones.
Tareas geoposicionadas
Aunque son sumamente importantes, las rondas no son el único tipo de tareas que realizan los equipos de trabajo móviles en grandes espacios. Por ello, Situm MRM ha introducido un nuevo concepto: tareas geoposicionadas.
Situm Dashboard, nos permite configurar todo tipo de tareas a realizar en nuestros edificios, indicando si queremos qué miembro de nuestro equipo la debe realizar, su periodicidad (en caso de ser una tarea recurrente) y, por supuesto, la geoubicación de la tarea (si debe realizarse en un punto concreto). Mediante el mismo panel, podemos también visualizar cuándo fue la última vez que se realizó la tarea y cuál es su estado actual.
Conclusión
Hasta ahora, SItum MRM nos permitía reaccionar rápido ante cualquier incidencia geoposicionada, optimizar y auditar nuestro servicio mediante potentes analíticas geoespaciales y, de forma general, mejorar la seguridad de nuestros equipos de trabajo e instalaciones. Ahora, Situm MRM cierra el círculo de la gestión equipos móviles, permitiéndonos planificar y auditar con gran nivel de detalle sus tareas. En definitiva, ayudándonos a mejorar nuestro servicio y la satisfacción de nuestros clientes y trabajadores.
